1. Skop dan Pemakaian
Dalam notis ini, "BizCloud", "kami" atau "milik kami" merujuk kepada BizCloud Asia Sdn Bhd (No. Pendaftaran 201301027403 (1057232-T)), yang mengendalikan BMO.my dan perkhidmatan BizCloud yang diterangkan di sini. Kakitangan kami bertindak di bawah kuasa kami. Penyedia perkhidmatan luar mempunyai peranan dan kewajipan masing-masing seperti yang diterangkan di bawah.
Notis ini terpakai kepada pelawat laman web, bakal pelanggan, pelanggan, pentadbir, pekerja pelanggan, pengguna akhir, peserta acara, pengguna sistem giliran, kenalan CRM, pengguna WhatsApp dan individu lain yang data peribadinya diproses melalui laman web, perisian, borang, saluran sokongan atau komunikasi perniagaan kami.
Pemprosesan tertakluk kepada Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia (APDP), sebagaimana dipinda, serta keperluan kawal selia yang berkenaan. Kewajipan keselamatan, pemberitahuan pelanggaran data, pelantikan pegawai perlindungan data dan kemudahalihan data terpakai mengikut skop undang-undang serta keperluan Pesuruhjaya. Notis ini tidak menggantikan persetujuan apabila persetujuan diperlukan.
2. Peranan Kami: Pengawal Data atau Pemproses Data
Peranan kami bergantung pada pihak yang menentukan tujuan dan cara data diproses. Kami bertindak sebagai pengawal data bagi rekod perniagaan kami sendiri, termasuk pertanyaan dan permintaan demonstrasi, data pelawat dan analitik laman web, komunikasi jualan dan sokongan, rekod bil dan langganan serta telemetri dan log keselamatan platform.
Kami bertindak sebagai pemproses data bagi data yang dimasukkan, dimuat naik, diimport atau dijana oleh pelanggan dalam akaun mereka untuk menjalankan perniagaan. Data ini termasuk rekod pekerja, gaji, kehadiran, biometrik, cuti, tuntutan, ahli, pelanggan, kenalan dan pemesejan. Pelanggan bertindak sebagai pengawal data yang menentukan tujuan, tempoh penyimpanan dan pihak yang boleh mengakses data tersebut.
Jika data anda berada dalam akaun organisasi yang menggunakan perkhidmatan kami, hubungi organisasi itu terlebih dahulu untuk permintaan akses, pembetulan, penarikan persetujuan, kemudahalihan atau pemadaman. Jika permintaan dihantar kepada kami, kami akan merujuknya kepada pentadbir pelanggan yang berkaitan, kecuali pelanggan telah memberikan arahan bertulis yang lain atau undang-undang menghendaki tindakan lain.
3. Hubungan Privasi
Pertanyaan privasi, permintaan data peribadi dan laporan pelanggaran yang disyaki boleh dihantar melalui saluran hubungan privasi BizCloud untuk disalurkan dan dikendalikan.
Pertanyaan privasi: BizCloud Asia Sdn Bhd
E-mel: sales@bizcloud.asia
Alamat: Unit 1-3-31, i-Avenue, No. 1, Jalan Tun Dr Awang, 11900 Bayan Lepas, Pulau Pinang, Malaysia.
BizCloud dan pelanggannya masing-masing bertanggungjawab terhadap pelantikan pegawai perlindungan data serta pemberitahuan pelantikan yang diwajibkan bagi aktiviti pemprosesan mereka. Menyediakan saluran pertanyaan tidak dengan sendirinya memenuhi kewajipan pelantikan di bawah undang-undang.
4. Data Peribadi yang Mungkin Dikumpul
- Maklumat pengenalan dan hubungan, seperti nama, syarikat, jawatan, nombor telefon, e-mel dan alamat perniagaan.
- Maklumat akaun dan log masuk, seperti nama pengguna, peranan, kebenaran akses, rekod log masuk, token peranti dan log aktiviti.
- Data tenaga kerja yang dimasukkan oleh pelanggan, termasuk nombor pengenalan, rujukan KWSP, PERKESO, SIP dan cukai, akaun bank pembayaran gaji, gaji, potongan, tanggungan dan waris.
- Rekod kehadiran, masa masuk dan keluar, syif, pengenal peranti serta data lokasi atau geofens jika diaktifkan oleh pelanggan.
- Rekod pelanggan, ahli, CRM, giliran, kes perkhidmatan, sebut harga, jualan, POS, inventori dan e-Invois dalam modul yang dilanggan.
- Kandungan perbualan WhatsApp, SMS, e-mel, chatbot dan sokongan, termasuk lampiran yang diserahkan.
- Arahan, input dan output bagi ciri AI yang diaktifkan oleh pelanggan.
- Data teknikal seperti alamat IP, jenis pelayar, maklumat peranti, kuki, log penggunaan, diagnostik dan keselamatan.
- Rekod bil, langganan, rujukan pembayaran dan rekod komersial yang diperlukan untuk pentadbiran perkhidmatan.
Data diperoleh terus daripada anda, organisasi anda atau pengguna yang diberi kuasa, penggunaan laman web dan perkhidmatan kami, serta peranti atau integrasi yang disambungkan atau dibenarkan oleh organisasi anda. Data yang dikumpul bergantung pada perkhidmatan dan ciri yang digunakan.
5. Data Peribadi Sensitif dan Data Biometrik
Data peribadi sensitif memerlukan persetujuan nyata melainkan pengecualian undang-undang terpakai. Data biometrik termasuk dalam kategori ini di bawah APDP yang dipinda.
Bergantung pada modul dan tetapan pelanggan, platform mungkin menyimpan templat atau rujukan biometrik untuk pengecaman cap jari, wajah atau tapak tangan bagi kehadiran, akses kiosk atau log masuk POS; maklumat kesihatan dan sijil perubatan bagi cuti atau tuntutan; status ketidakupayaan; maklumat agama bagi tetapan cuti, pemakanan atau penjadualan; serta rekod kesalahan atau tindakan tatatertib.
Bagi data dalam akaun pelanggan, pelanggan sebagai pengawal data bertanggungjawab mendapatkan persetujuan nyata, menyediakan alternatif kepada pengumpulan biometrik apabila persetujuan ditolak atau undang-undang menghendakinya, serta mengurus penyimpanan dan pemadaman yang sah. Kami tidak mengesahkan bahawa persetujuan tersebut telah diperoleh. Jika padanan biometrik dijalankan oleh peranti atau vendor pihak ketiga, terma privasi vendor itu juga terpakai.
6. Tujuan Pemprosesan
- Menyediakan, mengkonfigurasi, menyelenggara dan menyokong modul perisian serta perkhidmatan awan yang dilanggan.
- Menjawab pertanyaan, permintaan demonstrasi, tiket sokongan, mesej WhatsApp, panggilan dan komunikasi jualan.
- Mengurus akaun, pengesahan, kebenaran, jejak audit, rekod perkhidmatan dan log operasi.
- Menjalankan pelaksanaan, orientasi, latihan, penyelesaian masalah, sandaran, pemantauan keselamatan dan penambahbaikan perkhidmatan.
- Mengendalikan ciri AI dan automasi yang diaktifkan oleh pelanggan seperti diterangkan dalam Bahagian 7.
- Mengeluarkan invois, mengurus langganan, mengutip pembayaran, menguatkuasakan kontrak dan mentadbir akaun.
- Menghantar notis perkhidmatan, penyelenggaraan, pembaharuan, maklumat produk dan komunikasi pemasaran yang sah.
- Mengesan, menyiasat dan mencegah penipuan, penyalahgunaan, akses tanpa kebenaran serta insiden keselamatan.
- Memenuhi keperluan undang-undang, kawal selia, cukai, perakaunan, keselamatan, audit, penyelesaian pertikaian dan penguatkuasaan.
Maklumat yang dikenal pasti sebagai perlu bagi pentadbiran akaun, penyampaian perkhidmatan, bil atau kewajipan undang-undang mesti diberikan untuk tujuan berkenaan. Jika tidak, kami mungkin tidak dapat menyediakan perkhidmatan yang diminta atau mengekalkan akaun. Maklumat pilihan dan pilihan pemasaran adalah sukarela. Anda boleh menghentikan pemasaran langsung melalui pilihan berhenti melanggan yang tersedia atau hubungan privasi kami; notis perkhidmatan dan undang-undang yang perlu masih boleh dihantar.
Jika persetujuan diperlukan, persetujuan hendaklah diperoleh dan direkodkan secara berasingan. Bagi data akaun pelanggan, kami mengikut arahan sah yang didokumenkan dalam skop perkhidmatan yang dipersetujui. Penerimaan notis oleh pentadbir pelanggan tidak menggantikan persetujuan yang diperlukan daripada individu.
7. Pemprosesan Kecerdasan Buatan
Sesetengah ciri menggunakan kecerdasan buatan, pembelajaran mesin atau model bahasa yang disediakan oleh kami atau penyedia pihak ketiga. Jika pelanggan mengaktifkan ciri tersebut, arahan, input, dokumen atau rekod yang munasabah dan diperlukan mungkin dihantar kepada penyedia AI, termasuk untuk pemprosesan di luar Malaysia.
Output dijana oleh model dan bukan ditulis atau disahkan oleh BizCloud Asia Sdn Bhd. Output mungkin tidak tepat atau tidak lengkap dan mesti disemak oleh pelanggan sebelum digunakan. Kewajipan semakan diterangkan dalam Bahagian 9A Perjanjian Pengguna.
Bagi integrasi yang kami kawal, kami menggunakan usaha yang munasabah dari segi komersial untuk mengehadkan perkongsian data kepada yang perlu dan memilih tetapan yang tidak membenarkan latihan model tujuan umum penyedia menggunakan data pelanggan. Kami tidak membenarkan data pelanggan yang boleh dikenal pasti digunakan untuk melatih model tujuan umum pihak ketiga. Walaupun kami tidak mengawal setiap aspek pemprosesan atau perubahan dasar penyedia, kami kekal bertanggungjawab terhadap pemilihan penyedia, perlindungan dan kewajipan undang-undang kami sendiri. Jika perlindungan yang dipersetujui tidak lagi disokong, penggunaan seterusnya mesti mematuhi perjanjian dan undang-undang.
Pelanggan mengawal pengaktifan ciri AI dan pengguna yang boleh mengaksesnya. Individu yang datanya berada dalam akaun pelanggan hendaklah mengemukakan pertanyaan penggunaan AI kepada pelanggan tersebut.
8. Pembuatan Keputusan Automatik dan Pemprofilan
Sistem boleh menghasilkan skor, klasifikasi, peringatan, tanda anomali, cadangan susulan atau draf balasan, contohnya bagi prospek CRM, pengecualian kehadiran atau chatbot.
Kami tidak menggunakannya untuk membuat keputusan muktamad yang memberi kesan undang-undang atau kesan besar yang serupa kepada individu. Jika pelanggan mengkonfigurasi ciri tersebut, pelanggan mesti memastikan semakan manusia yang bermakna sebelum keputusan seperti pengambilan atau pemberhentian pekerja, tatatertib, kenaikan pangkat, pelarasan gaji atau penolakan cuti atau tuntutan, serta merekodkan semakan itu.
9. Penzahiran dan Perkongsian
Kami tidak menjual data peribadi. Data hanya boleh dikongsi apabila munasabah dan perlu, termasuk dengan kategori pihak berikut:
- Kakitangan, kontraktor dan rakan pelaksanaan BizCloud yang diberi kuasa.
- Penyedia pengehosan, infrastruktur awan, storan, sandaran dan penghantaran kandungan.
- Penyedia pemesejan dan komunikasi, termasuk WhatsApp Business API, gerbang SMS, penghantaran e-mel dan pemberitahuan tolak.
- Penyedia AI dan pembelajaran mesin apabila ciri tersebut diaktifkan.
- Penyedia pembayaran, perbankan dan pengebilan.
- Penyedia telefoni, PBX dan pengendalian panggilan apabila integrasi diaktifkan.
- Penasihat profesional, juruaudit dan penanggung insurans.
- Pihak berkuasa, pengawal selia, penguat kuasa undang-undang dan mahkamah sebagaimana diwajibkan atau dibenarkan oleh undang-undang.
- Pemeroleh atau pengganti dalam penyusunan semula, penggabungan atau penjualan perniagaan.
- Pihak lain yang penzahirannya diarahkan atau dipersetujui oleh pelanggan atau individu berkenaan.
10. Kategori Subpemproses
Apabila bertindak sebagai pemproses data pelanggan, kami menggunakan subpemproses dalam kategori Bahagian 9. Kategori semasa termasuk penyedia pengehosan awan dan pelayan peribadi maya, perkhidmatan Google untuk pemberitahuan tolak dan integrasi storan fail, penyedia Meta WhatsApp Business Platform, gerbang SMS dan e-mel, penyedia telefoni serta model AI.
Hubungi hubungan privasi kami untuk maklumat penyedia dan lokasi pemprosesan bagi perkhidmatan anda. Subpemproses boleh ditambah atau diganti tertakluk kepada keperluan kontrak, kerahsiaan, keselamatan, pemindahan dan perlindungan data yang berkenaan. Notis, kebenaran atau persetujuan yang diwajibkan oleh perjanjian atau undang-undang mesti diuruskan sebelum pemprosesan berkenaan bermula.
11. Pemprosesan Rentas Sempadan
Penyedia awan, pemesejan, AI dan alat sokongan tertentu memproses data di luar Malaysia. Pemindahan mesti memenuhi syarat APDP, termasuk undang-undang destinasi yang pada asasnya serupa atau tahap perlindungan sekurang-kurangnya setara, atau alasan lain yang dibenarkan undang-undang seperti persetujuan atau pemindahan yang perlu bagi pelaksanaan kontrak, mengikut syarat yang berkenaan.
Apabila bertindak sebagai pengawal data, kami menilai destinasi dan menggunakan perlindungan kontrak yang sesuai. Apabila bertindak sebagai pemproses atas arahan pelanggan, pelanggan bertanggungjawab terhadap kesahan pemindahan dan penilaian impak pemindahan yang diwajibkan ke atasnya. Kami memberikan maklumat munasabah tentang lokasi pemprosesan untuk menyokong penilaian itu. Kewajipan yang dikenakan terus ke atas BizCloud kekal terpakai; arahan pelanggan atau notis ini sahaja tidak menjadikan pemindahan sah jika syarat undang-undang tidak dipenuhi.
12. Keselamatan dan Tanggungjawab Pelanggan
Kami menggunakan langkah teknikal dan organisasi yang munasabah untuk melindungi data daripada kehilangan, penyalahgunaan, akses, penzahiran, pengubahan atau pemusnahan tanpa kebenaran. Langkah mungkin termasuk penyulitan penghantaran HTTPS/TLS, kawalan akses, kebenaran peranan, pengasingan akaun pelanggan, sandaran, log audit, perlindungan pentadbiran dan akses dalaman terhad.
Pemproses data tertakluk secara langsung kepada Prinsip Keselamatan. Kami mengekalkan langkah yang sesuai dengan pemprosesan yang dijalankan bagi pihak pelanggan.
Tiada laman web, perkhidmatan awan, penghantaran Internet, WhatsApp, e-mel atau sistem storan boleh dijamin selamat sepenuhnya. Pelanggan bertanggungjawab mengurus pengguna yang diberi kuasa, kata laluan, tetapan berbilang faktor yang tersedia, kelulusan akses, keselamatan peranti, ketepatan data, persetujuan pekerja, semakan gaji dan pematuhan serta penggunaan yang sah.
13. Pemberitahuan Pelanggaran Data Peribadi
Jika kami mempunyai sebab untuk mempercayai bahawa pelanggaran data yang kami kawal telah berlaku, kami akan menilai dan membuat pemberitahuan yang diwajibkan oleh undang-undang dan keperluan Pesuruhjaya dalam tempoh yang berkenaan. Jika pelanggaran menyebabkan atau mungkin menyebabkan kemudaratan ketara, individu terjejas akan dimaklumkan sebagaimana diwajibkan tanpa kelewatan yang tidak perlu.
Jika kami mengetahui insiden keselamatan yang menjejaskan data akaun pelanggan yang kami proses, kami akan memaklumkan pelanggan terjejas tanpa kelewatan tidak wajar dan memberikan maklumat munasabah untuk penilaian serta pemberitahuannya. Pelanggan kekal bertanggungjawab sebagai pengawal data dan BizCloud kekal bertanggungjawab terhadap kewajipan yang dikenakan terus ke atasnya. Ini tidak menghalang kerjasama dengan pengawal selia atau pemberitahuan yang diwajibkan undang-undang.
Laporkan insiden yang disyaki dengan segera kepada sales@bizcloud.asia. Jangan sertakan kata laluan, token akses atau salinan penuh rekod terjejas dalam laporan awal.
14. Penyimpanan
Data disimpan hanya selama diperlukan bagi tujuan yang sah, termasuk perkhidmatan, kewajipan penyimpanan undang-undang atau perakaunan dan pembuktian atau pembelaan tuntutan undang-undang. Tempoh bergantung pada jenis rekod, skop perkhidmatan, undang-undang dan penahanan rekod yang berasas bagi tujuan undang-undang. Apabila tidak lagi diperlukan, data mesti dipadamkan dengan selamat atau dinyahnamakan.
Penyimpanan data akaun pelanggan mengikut arahan sah pelanggan, perjanjian dan undang-undang. Pelanggan perlu mempertimbangkan kewajipan rekod pekerjaan, gaji dan cukai mereka. Ketiadaan arahan pemadaman tidak membenarkan penyimpanan tanpa had. Urusan eksport dan penamatan dalam Bahagian 12 Perjanjian Pengguna tidak mengatasi hak data peribadi di bawah undang-undang.
Salinan sandaran rutin mungkin kekal sehingga kitaran sandaran atau penahanan bagi tujuan undang-undang berakhir. Salinan tersebut kekal dilindungi dan tidak boleh digunakan untuk tujuan tidak berkaitan. Hubungi kami untuk maklumat tempoh penyimpanan dan kitaran sandaran perkhidmatan anda. Rekod pelanggaran disimpan selama tempoh yang diwajibkan.
15. Akses, Pembetulan, Kemudahalihan dan Pilihan
Tertakluk kepada undang-undang, anda boleh meminta akses, pembetulan atau maklumat tentang data anda; menarik balik persetujuan; mengehadkan pemprosesan; dan meminta pemprosesan bagi pemasaran langsung dihentikan. Jika APDP terpakai dan pemindahan boleh dilaksanakan secara teknikal dengan format yang serasi, anda boleh meminta data dihantar terus kepada pengawal data lain.
Hubungi saluran privasi dalam Bahagian 3. Kami mungkin mengesahkan identiti menggunakan maklumat yang seimbang dengan keperluan permintaan. Fi yang ditetapkan mungkin dikenakan bagi akses jika dibenarkan undang-undang. Kami akan menjawab dalam tempoh yang diwajibkan. Anda juga boleh meminta pemadaman apabila data tidak lagi diperlukan atau undang-undang menghendakinya; ini bukan hak tanpa had untuk memadam rekod yang mesti disimpan secara sah.
Permintaan hanya boleh ditolak atau dihadkan atas alasan yang dibenarkan undang-undang, dengan penjelasan sebagaimana diwajibkan. Kontrak pelanggan atau invois belum berbayar tidak dengan sendirinya mengatasi hak mandatori. Jika organisasi lain mengawal data anda, hubunginya terlebih dahulu; kami mungkin merujuk atau menyelaraskan permintaan dengan pengawal tersebut.
16. Kuki dan Teknologi Laman Web
Laman web mungkin menggunakan kuki, log dan teknologi serupa untuk operasi, pilihan pengguna, prestasi, analisis trafik, keselamatan sesi, pemasaran atau pengendalian pertanyaan. Anda boleh menolak kuki melalui tetapan pelayar, tetapi sesetengah fungsi mungkin terjejas. Jika alat persetujuan kuki disediakan, pilihan anda direkodkan dan boleh diubah pada bila-bila masa.
17. Pautan dan Platform Pihak Ketiga
Perkhidmatan kami mungkin memaut ke laman web, WhatsApp, penyedia e-mel dan pembayaran, portal kerajaan atau perkhidmatan luar. Kami tidak mengawal amalan privasi, keselamatan atau kandungan bebas platform tersebut. Kewajipan kami sendiri bagi pemprosesan dan pemilihan penyedia kekal terpakai. Pemadaman data berkaitan Meta diterangkan dalam Arahan Pemadaman Data Meta.
18. Kanak-kanak
Perkhidmatan kami ialah alat perniagaan dan tidak ditujukan kepada kanak-kanak. Jika pelanggan memproses data individu bawah 18 tahun, seperti pelajar, tanggungan atau pekerja muda, pelanggan sebagai pengawal data bertanggungjawab mendapatkan persetujuan ibu bapa atau penjaga jika diwajibkan undang-undang.
19. Pindaan Notis
BizCloud Asia Sdn Bhd boleh mengemas kini notis ini untuk mencerminkan perkhidmatan, amalan pemprosesan atau undang-undang. Pembetulan kecil yang tidak mengubah pemprosesan atau hak individu boleh diterbitkan tanpa notis individu. Versi dan tarikh semasa dipaparkan di atas.
Bagi perubahan material kepada pemprosesan, notis yang sesuai akan diberikan melalui saluran seperti e-mel atau notis dalam produk sebelum pemprosesan baharu bermula jika diwajibkan undang-undang. Persetujuan yang diwajibkan akan diminta secara berasingan sebelum kami bergantung padanya. Langkah segera bagi undang-undang atau keselamatan boleh diambil apabila dibenarkan secara sah, dengan notis secepat yang munasabah apabila diwajibkan dan dibenarkan.
Penggunaan laman web secara berterusan, penerimaan oleh pentadbir akaun atau penerbitan notis baharu bukan persetujuan menyeluruh bagi tujuan, penzahiran atau pemprosesan baharu yang memerlukan persetujuan. Notis ini tidak mengesahkan pemprosesan lampau yang tidak sah, menghapuskan hak statutori atau meminda NDA yang telah dimeterai atau perjanjian khusus pelanggan. Notis Bahasa Malaysia dan Inggeris menerangkan amalan yang sama; hubungi kami jika penjelasan diperlukan.
20. Hubungi Kami
BIZCLOUD ASIA SDN. BHD. (No. Pendaftaran 201301027403 (1057232-T))
Pertanyaan privasi: sales@bizcloud.asia
WhatsApp: +603-2780 3801
Unit 1-3-31, i-Avenue, No. 1, Jalan Tun Dr Awang, 11900 Bayan Lepas, Pulau Pinang, Malaysia.
Jika anda tidak berpuas hati dengan jawapan kami, anda boleh membuat aduan kepada Jabatan Perlindungan Data Peribadi Malaysia.